Newsletter per Hotel ed Email Marketing per Strutture Ricettive

In un mondo sempre più digitale, le strutture ricettive devono adottare strategie di comunicazione efficaci per mantenere un contatto costante con i propri clienti e attrarre nuovi ospiti. Tra le varie tecniche di marketing, l’email marketing e, in particolare, le newsletter, rappresentano uno strumento potentissimo per raggiungere questi obiettivi. In questo articolo, esploreremo i vantaggi dell’utilizzo delle newsletter per hotel e altre strutture ricettive, fornendo alcuni consigli pratici per ottimizzare questa strategia.

Che cos’è l’email marketing?

Come sempre partiamo dall’abc, spiegando che cos’è l’email marketing e la sottile differenza tra newsletter e dem. L’email marketing è una forma di marketing diretto che utilizza le email per comunicare messaggi promozionali o informativi a un pubblico specifico. È un modo efficace per mantenere il contatto con i clienti, promuovere prodotti o servizi e costruire relazioni durature. Le principali differenze tra email marketing, DEM (Direct Email Marketing) e newsletter sono:

• Email Marketing: un termine generico che copre tutte le forme di utilizzo delle email per scopi di marketing.
• DEM (Direct Email Marketing): un tipo specifico di email marketing che invia messaggi commerciali diretti a un gruppo di destinatari.
• Newsletter: un invio periodico di informazioni, aggiornamenti o promozioni, generalmente con un focus informativo piuttosto che puramente commerciale.

Perché utilizzare le newsletter?

Le newsletter offrono numerosi vantaggi per gli albergatori, direttori d’hotel e proprietari di strutture ricettive. In generale, rappresentano un canale diretto e personalizzabile per comunicare con i clienti, mantenere alta la loro attenzione e stimolare nuove prenotazioni. Alcuni dei vantaggi specifici includono:

1. Fidelizzazione dei clienti: una newsletter ben curata permette di mantenere un contatto regolare con gli ospiti passati, creando un senso di appartenenza e invogliandoli a tornare. Le informazioni su promozioni, eventi speciali e novità possono stimolare l’interesse e la fedeltà dei clienti.
   
2. Promozioni e offerte speciali: le newsletter sono il mezzo ideale per comunicare offerte esclusive, pacchetti speciali e promozioni stagionali. Questo tipo di comunicazione diretta è spesso più efficace rispetto ai post sui social media, poiché raggiunge direttamente la casella di posta dell’utente.
   
3. Personalizzazione dell’offerta: grazie alla segmentazione della lista dei contatti, è possibile inviare contenuti mirati a specifici gruppi di clienti, aumentando così la rilevanza e l’efficacia delle comunicazioni. Ad esempio, si possono creare campagne speciali per famiglie, coppie o viaggiatori d’affari.

Come creare una newsletter efficace

1. Design accattivante: la prima impressione conta. Utilizza un design pulito e professionale che rispecchi l’immagine del tuo hotel. Inserisci immagini di alta qualità delle tue strutture, camere e servizi offerti. Assicurati che il layout sia mobile-friendly, considerando che molti utenti leggono le email dal loro smartphone.
   Solitamente per le strutture che seguo in consulenza viene deciso un layout grafico iniziale e rimane lo stesso da usare per tutti i successivi invii. In questo modo rassicuriamo l’utente che riceve la mail e aumentiamo la riconoscibilità.
   
2. Contenuti di valore: offri contenuti interessanti e utili per i tuoi lettori. Oltre alle offerte speciali, puoi includere articoli su eventi locali, attrazioni turistiche, percorsi trekking o bike, consigli di viaggio e ricette di cucina locale. Fornisci sempre informazioni che possano arricchire l’esperienza del cliente.
   
3. Call to Action chiare: ogni newsletter dovrebbe avere un obiettivo chiaro, che si tratti di promuovere una prenotazione, un evento o un’offerta speciale. Utilizza call to action (CTA) evidenti e invitanti, come “Prenota Ora”, “Scopri di Più” o “Approfitta dell’Offerta”.
   
4. Frequenza e tempismo: trova un equilibrio nella frequenza delle tue newsletter. Invii troppo frequenti possono risultare fastidiosi e portare a disiscrizioni, mentre invii troppo rari possono far perdere l’interesse dei lettori. Una cadenza mensile o bimestrale è spesso una buona scelta. Inoltre, presta attenzione al tempismo: invia le tue email in momenti strategici, come prima delle vacanze o durante periodi di bassa stagione.
   

Come raccogliere gli Indirizzi e-mail

Per cominciare, è fondamentale raccogliere gli indirizzi e-mail dei clienti durante il processo di prenotazione, sia online tramite il sito web dell’hotel, sia di persona all’arrivo in struttura, facendo compilare un modulo con il consenso all’utilizzo dei dati. L’iscrizione alla newsletter per gli ospiti in struttura può essere comodamente fatta utilizzando strumenti digitali come un tablet con un qrcode che rimanda alla pagina di iscrizione.

Quando si tratta di raccogliere e gestire dati personali, è essenziale rispettare il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione europea). Assicurati che ogni iscrizione avvenga con il consenso esplicito del cliente, che deve essere informato su cosa riceverà e con quale finalità. Inoltre, rendi sempre facile e immediata la possibilità di cancellarsi dalla newsletter. Proteggi i dati raccolti con misure di sicurezza adeguate per evitare che finiscano nelle mani sbagliate. Consigliamo di avvalersi della collaborazione di un professionista in tema di GDPR e Privacy Policy per garantire la conformità alle normative.

Ricorda che avere un numero elevato di contatti non è l’obiettivo principale: è molto meglio avere un database di qualità con contatti che interagiscono attivamente con le tue comunicazioni.

Ecco alcune best practice per generare un database profilato:

1. Contact form sul sito: integra il modulo di richiesta preventivo sul sito con i programmi di email marketing. Assicurati che il form sia configurato correttamente, includendo una casella di spunta per il consenso a ricevere newsletter e comunicazioni commerciali. Utilizza la modalità ‘double opt-in’ per garantire che il cliente confermi la sua iscrizione, aumentando la qualità del tuo database.
   
2. Iscrizione sul sito: evita banner generici con ‘Iscriviti alla Newsletter’ senza alcun incentivo. Crea una pagina specifica di iscrizione, simile a una landing page, che elenchi i vantaggi per i clienti che si iscrivono. Offri qualcosa di valore, come uno sconto, un servizio speciale o una guida turistica della zona in formato pdf.
   
3. Campagna di lead generation sui social: utilizza la tua pagina di iscrizione per promuovere i vantaggi dell’iscrizione alla newsletter sui social media. Puoi anche sfruttare la funzione di lead generation di Facebook per raccogliere indirizzi email direttamente tramite annunci, offrendo benefici specifici ai nuovi iscritti.
   
4. Booking Engine: estrai i dati dei clienti che hanno dato il consenso a ricevere newsletter durante la prenotazione tramite il booking engine. Questo permette di aggiungere automaticamente al database gli ospiti che hanno mostrato interesse per le tue comunicazioni.

Strumenti e piattaforme per Email Marketing

Veniamo ora alla parte pratica su come creare una newsletter e quali strumenti utilizzare per farlo in modo efficace. La creazione e gestione di una campagna di email marketing richiede competenze specifiche, quindi è consigliabile delegare questa attività a un esperto, come un consulente marketing, oppure a una persona interna con esperienza e competenza nel settore. Utilizzare gli strumenti giusti è fondamentale per massimizzare i risultati delle tue campagne.
Ecco una lista di alcuni dei principali strumenti e piattaforme che puoi utilizzare per gestire efficacemente le tue campagne di email marketing:

• Mailchimp (mailchimp.com)
  Vantaggi: interfaccia intuitiva, ottime opzioni di automazione, integrazione con vari CMS e CRM.
• MailUp (mailup.com)
  È particolarmente adatto per le aziende che necessitano di una soluzione scalabile e personalizzabile. MailUp fornisce anche strumenti di reporting dettagliati e supporto multi-lingua.
• Mailcom (mailcom.it)
  Interfaccia intuitiva, costi ridotti con possibilità di prova gratuita della piattaforma e possibilità di utilizzo con invii a consumo.
• Constant Contact (constantcontact.com)
  Vantaggi: assistenza clienti eccellente, template professionali, strumenti di reporting avanzati.
  
• Brevo (ex SendinBlue) (sendinblue.com)
  Vantaggi: prezzi competitivi, potenti funzioni di automazione, integrazione con piattaforme di e-commerce.
  
• GetResponse (getresponse.com)
  Vantaggi: ottime funzionalità di automazione, landing page personalizzabili, webinar integrati.
  
• Campaign Monitor (campaignmonitor.com)
  Vantaggi: design moderno e flessibile, opzioni di personalizzazione avanzate, analisi dettagliate.

Email pre e post soggiorno: la chiave per una comunicazione efficace

Come abbiamo spiegato prima, nel settore alberghiero la comunicazione con i clienti è essenziale. Gli ospiti vogliono sentirsi importanti, coccolati e vogliono avere fiducia nel personale che si occuperà di loro. Una comunicazione ben pianificata non solo migliora l’esperienza del cliente, ma può anche aumentare le probabilità di una recensione positiva e di una futura prenotazione. Ecco i quattro tipi di email che non possono mancare nella strategia di comunicazione di una struttura ricettiva:

1. Conferma e Ringraziamento della Prenotazione

• Obiettivo: rassicurare l’ospite sulla conferma della prenotazione e fornire informazioni utili.
• Contenuto: ringrazia l’ospite per aver scelto il vostro albergo, conferma le date di check-in e check-out, e fornisci i link e i riferimenti necessari per modificare la prenotazione. Cogli l’occasione per parlare dei vostri servizi aggiuntivi, come la colazione inclusa, il servizio in camera, la spa, e altre offerte speciali. Esempio di Email:

   Oggetto: Conferma della tua Prenotazione presso [Nome Hotel]

   Caro [Nome Ospite],

   Grazie per aver scelto di soggiornare presso [Nome Hotel]. Siamo lieti di confermare la tua prenotazione:

   - Check-in: [Data]
   - Check-out: [Data]

   Se hai bisogno di modificare la tua prenotazione, puoi farlo facilmente attraverso questo link [Link Modifica Prenotazione].

   Durante il tuo soggiorno, ti invitiamo a scoprire i nostri servizi esclusivi, come la nostra spa rilassante e il ristorante gourmet. 

   Non vediamo l'ora di darti il benvenuto!

   Cordiali saluti,
   [Nome Hotel]

2. Promemoria Prima del Soggiorno

• Obiettivo: preparare l’ospite al soggiorno, fornendo dettagli pratici e consigli utili.
• Contenuto: informazioni su come arrivare alla struttura, orari e linee dei mezzi di trasporto, consigli di viaggio, e altre informazioni utili per un arrivo senza stress. Esempio di Email:

   Oggetto: Preparati al Tuo Soggiorno presso [Nome Hotel]

   Caro [Nome Ospite],

   Manca poco al tuo soggiorno presso [Nome Hotel] e vogliamo assicurarci che tu abbia tutte le informazioni necessarie per un arrivo senza problemi.

   Come raggiungerci: [Indicazioni Stradali/Mezzi di Trasporto]
   Consigli di viaggio: [Suggerimenti su cosa portare, attrazioni locali, ecc.]

   Non esitare a contattarci per qualsiasi domanda o esigenza speciale. 

   A presto,
   [Nome Hotel]

3. Grazie per Averci Scelto!

• Obiettivo: mostrare gratitudine e mantenere un contatto positivo post-soggiorno.
• Contenuto: ringraziamento per aver scelto la struttura e augurio di rivedersi presto. Esempio di Email:

   Oggetto: Grazie per Aver Soggiornato con Noi!

   Caro [Nome Ospite],

   È stato un piacere averti come nostro ospite presso [Nome Hotel]. Speriamo che il tuo soggiorno sia stato piacevole e rilassante.

   Grazie per averci scelto e speriamo di rivederti presto.

   Cordiali saluti,
   [Nome Hotel]

4. Valutazione e Recensione

• Obiettivo: raccogliere feedback prezioso e incentivare recensioni positive.
• Contenuto: richiesta di feedback sulla vacanza e offerta di un codice sconto o buono regalo per il prossimo soggiorno come ringraziamento. Esempio di Email:

   Oggetto: Il Tuo Feedback è Importante per Noi!

   Caro [Nome Ospite],

   Speriamo che tu abbia avuto un soggiorno meraviglioso presso [Nome Hotel]. Saremmo felici di ricevere il tuo feedback per continuare a migliorare i nostri servizi.

   Come ringraziamento, ti offriamo un codice sconto del 10% per il tuo prossimo soggiorno. Usa il codice [CODICE] al momento della prenotazione.

   Grazie ancora per averci scelto e speriamo di rivederti presto!

   Cordiali saluti,
   [Nome Hotel]

Implementare queste email nella tua strategia di comunicazione può fare una grande differenza nell’esperienza complessiva dei tuoi ospiti, aumentando la loro soddisfazione e la probabilità di ritorno.

Le newsletter rappresentano uno strumento indispensabile nel panorama del marketing digitale per hotel e strutture ricettive. Una strategia di email marketing ben pianificata e realizzata può portare a un aumento delle prenotazioni, migliorare la fidelizzazione dei clienti e rafforzare l’immagine del tuo brand. Inizia oggi a sfruttare il potere delle newsletter e trasforma il modo in cui comunichi con i tuoi ospiti!

Per ulteriori consigli e supporto personalizzato, non esitare a contattarmi. Insieme, possiamo sviluppare una strategia di email marketing su misura per le tue esigenze.